في إطار جهود وزارة التربية والتعليم والتعليم الفني لتنظيم توزيع الكتب المدرسية وضمان حصول جميع الطلاب على النسخ الأصلية، أصدرت الوزارة توجيهات جديدة موجهة للإدارات والمديريات التعليمية في جميع أنحاء البلاد. تتضمن هذه التوجيهات آليات واضحة لتوزيع الكتب على المدارس الخاصة بأنواعها المختلفة، سواء كانت عربية أو لغات أو دولية. كما تشمل التعليمات جوانب مالية وإدارية دقيقة تهدف إلى ضمان الشفافية ومتابعة كل خطوة في عملية التوزيع.
إجراءات صرف الكتب للمدارس الخاصة
شددت الوزارة على ضرورة تقدم المدارس الخاصة بطلب رسمي لصرف الكتب الدراسية، على أن يُسلم هذا الطلب للإدارة التعليمية المختصة. يجب أن يتضمن الطلب كافة البيانات التفصيلية المتعلقة بعدد الكتب المطلوبة ونوعها لكل مرحلة دراسية، مع التأكيد على ضرورة أن تتطابق الكميات المطلوبة مع عدد الطلاب المسجلين فعليًا، مع إمكانية طلب كميات إضافية في الحالات التي تتطلب ذلك.
بعد ذلك، يُعتمد الطلب من قبل مدير المدرسة، ثم يُرفع إلى الشؤون المالية بالإدارة التعليمية، التي تتولى مراجعة كافة البيانات وتحديد القيمة الإجمالية للكتب وفق الأسعار الرسمية من الإدارة العامة لشؤون الكتب. وعند الانتهاء من ذلك، يتم إصدار إذن الدفع وتسليمه إلى المدرسة في نفس اليوم أو في اليوم التالي كحد أقصى، ليتسنى للمدرسة سداد المبلغ المستحق.
رقابة وتوثيق إداري ومالي شامل
تتولى الإدارات التعليمية مسؤولية المراجعة الدقيقة لجميع الطلبات المقدمة من المدارس الخاصة، والتأكد من التزامها بالتعليمات الصادرة من الوزارة. في حالة اكتشاف أي مخالفات، يُرفع الأمر مباشرةً إلى مدير المديرية التعليمية لاتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة، كما يتم إخطار الإدارة المركزية للتعليم الخاص والدولي بكل الخطوات المتخذة.
كما أكدت الوزارة على أهمية إنشاء ملف سنوي خاص بكل مدرسة خاصة، يتضمن جميع الوثائق الرسمية المتعلقة بعملية صرف الكتب، مثل طلبات الصرف، وإيصالات السداد، وأذونات الدفع، بالإضافة إلى كشوف بأسماء جميع الطلاب المسجلين في المدرسة. وتقوم إدارات التعليم الخاص بإعداد بيان تفصيلي يوضح المبالغ المالية المدفوعة من كل مدرسة، ويُرسل هذا البيان إلى الجهة المختصة لمطابقة البيانات مع حسابات صندوق دعم وتطوير التعليم.