أعلن قطاع المعاهد الأزهرية عن بدء تسجيل الاستمارات الإلكترونية لطلاب الشهادتين الابتدائية والإعدادية، وذلك اعتباراً من يوم الخميس 22 أكتوبر 2026 وحتى يوم الخميس 19 نوفمبر 2026، على أن تنتهي إجراءات تسليم الاستمارات للمناطق الأزهرية في موعد أقصاه الخميس 3 ديسمبر 2026.

وشملت التعليمات التي أصدرها القطاع عدة محاور رئيسية لتنظيم العمل، جاءت كالتالي:

أولا: اسم المستخدم وكلمة المرور

▪️ يتولى مسؤول شؤون الطلاب بالمعهد إعداد اسم المستخدم وكلمة المرور لكل طالب من خلال برنامج شؤون الطلاب.

▪️ إعداد كشوف بأسماء الطلاب الذين سددوا مبلغ 100 جنيه مقابل خدمات استمارات الشهادات العامة، وفقاً للمنشور رقم (7) لسنة 2025، واعتمادها من شيخ المعهد وتسليمها إلى مسؤول التحول الرقمي.

▪️ يتولى مسؤول شؤون الطلاب تسليم الطلاب بيانات الدخول ورابط الاستمارة الإلكترونية، مع توضيح خطوات التسجيل والطباعة وحفظ البيانات.

ثانياً: تسجيل الاستمارة الإلكترونية

يدخل الطالب أو ولي أمره إلى بوابة شؤون الطلاب من خلال الرابط التالي:

https://azhar.gov.eg/StudentsGate

ثم يلتزم بما يلي:

▪️ مراجعة البيانات الشخصية وتحديثها والتأكد من صحتها.

▪️ رفع صورة شخصية حديثة مقاس 4×6 بخلفية بيضاء، مع طباعة اسم الطالب والرقم القومي أسفل الصورة.

▪️ طباعة الاستمارة بعد التأكد من صحة البيانات، والتوقيع عليها وتسليمها إلى مسؤول شؤون الطلاب بالمعهد.

▪️ يحتفظ مسؤول شؤون الطلاب بالكشوف وبيانات الدخول للرجوع إليها عند الحاجة.

ثالثاً: مراجعة الاستمارات وتصحيح الأخطاء

▪️ يراجع مسؤول شؤون الطلاب بيانات الاستمارة الإلكترونية ويطابقها مع بيانات الطالب في ملفه بالمعهد، ويتأكد من أن الصورة المرفقة تخص الطالب نفسه.

▪️ تتم طباعة كشوف (2 ج) لكل نوع من الطلاب على حدة، ثم مراجعتها واعتمادها وختمها.

▪️ في حالة وجود خطأ في البيانات، يتولى مسؤول التحول الرقمي تصحيحه على البرنامج، ثم تُطبع استمارة جديدة صحيحة، وتُراجع وتُوقَّع من الطالب، وتُستكمل بقية إجراءات التقديم.

رابعاً: الرسوم والمدفوعات والطوابع

▪️ سداد مبلغ 100 جنيه مقابل خدمات استمارات الشهادات العامة للطلاب المتقدمين للشهادتين الابتدائية والإعدادية، وفقاً للتعليمات الواردة بالمنشور.

▪️ التأكد من صحة المدفوعات قبل تسليم الاستمارات إلى المنطقة الأزهرية، وإرفاق إيصال السداد بالاستمارة.

▪️ إلصاق الطوابع المقررة على كل استمارة، وهي:

عدد 5 طوابع دمغة فئة 30 قرشاً أو ما يعادلها.

عدد 2 طابع تنمية موارد.

خامساً: الصور الشخصية والمستندات المطلوبة

▪️ إرفاق 4 صور شخصية حديثة مقاس 4×6 بخلفية بيضاء، وفقاً للتعليمات الواردة بشأن الاستمارة.

▪️ طباعة اسم الطالب والرقم القومي أسفل الصور، والتأكد من مطابقتها للبيانات الرسمية.

▪️ مراجعة الاسم كاملاً والرقم القومي من واقع شهادة الميلاد، والتأكد من صحة اللقب والجنسية، ومراجعة المذهب بالنسبة لطلاب الشهادة الإعدادية.

▪️ استكمال الأختام المطلوبة على الاستمارة والصور وفقاً للتعليمات الرسمية، بما يشمل خاتم المعهد وخاتم المنطقة في المواضع المحددة.

سادساً: مسؤوليات شيخ المعهد ولجنة المراجعة

▪️ تشكيل لجنة من المدرسين والإداريين الأكفاء لمراجعة الاستمارات الإلكترونية وكشوف (2 ج) وشهادات الميلاد والمستندات المحفوظة بملفات الطلاب.

▪️ التأكد من صحة جميع البيانات ومطابقتها للمستندات الرسمية.

▪️ توقيع أعضاء اللجنة على الاستمارات والكشوف واعتمادها من شيخ المعهد.

▪️ إثبات أي كشط أو تصويب في البيانات والتوقيع عليه واعتماده وفقاً للتعليمات، مع الاحتفاظ بالمستندات للرجوع إليها عند الحاجة.

▪️ التأكد من سداد الرسوم واستكمال الطوابع والأختام والتوقيعات قبل تسليم الاستمارات.

سابعاً: حصر أعداد الطلاب

▪️ إعداد إحصاء عددي بإجمالي أعداد الطلاب المتقدمين للامتحان.

▪️ مطابقة الإحصاء العددي للبيانات الواردة بكشوف (2 ج)، والتأكد من عدم وجود اختلاف في الأعداد.

ثامناً: الطلاب المتقدمون من الخارج

▪️ يتقدم الطالب الراغب في دخول امتحان الشهادة الابتدائية أو الإعدادية من الخارج بطلب إلكتروني.

▪️ يتم سداد الرسوم المقررة بعد موافقة المعهد والمنطقة الأزهرية.

▪️ تبدأ الموافقات من بداية العام الدراسي وتنتهي مع بداية امتحانات الدور الثاني، وتشمل الحالات المشار إليها في التعليمات من الطلاب المجندين والمسجونين.

تاسعاً: مسؤوليات المنطقة الأزهرية

▪️ تتولى رئاسة المنطقة إبلاغ المعاهد التابعة بجميع التعليمات بصورة عاجلة، ومتابعة تنفيذها بدقة وعناية، مع مراعاة المصلحة العامة ومنع التلاعب.

▪️ تتولى إدارة الامتحانات بالمنطقة التنسيق مع الإدارات التعليمية والمعاهد بشأن آلية استلام الاستمارات.

▪️ تشكيل اللجان اللازمة لمراجعة الاستمارات والكشوف واعتمادها قبل تسليمها إلى الكنترولات.

تنبيهات مهمة للمعاهد والطلاب:

الالتزام بالمواعيد المحددة للتسجيل والتسليم.

مراجعة البيانات بدقة قبل الطباعة لتجنب الأخطاء.

عدم إغفال إيصال السداد والطوابع والصور والمستندات المطلوبة.

التأكد من اكتمال التوقيعات والأختام والاعتمادات قبل التسليم.

الالتزام بالتعليمات الرسمية الصادرة عن قطاع المعاهد الأزهرية، والرجوع إلى المنشور الأصلي عند مراجعة التفاصيل المالية والإدارية.