أولا: مواعيد التقديم والتسليم

▪️ فتح باب التقديم للاستمارات الإلكترونية اعتبارا من الخميس 22 أكتوبر 2026 حتى الخميس 19 نوفمبر 2026.

▪️ الموعد المحدد لانتهاء إجراءات تسليم الاستمارات الإلكترونية هو الخميس 3 ديسمبر 2026.

▪️ تتولى إدارة الامتحانات بالمنطقة التنسيق مع الإدارات التعليمية والمعاهد لاستلام الاستمارات والاستعداد لإجراءات الامتحانات وإعداد أرقام الجلوس.

 ثانيا : اسم المستخدم وكلمة المرور

▪️ يتولى مسؤول شؤون الطلاب بالمعهد إعداد اسم المستخدم وكلمة المرور لكل طالب من خلال برنامج شؤون الطلاب.

▪️ إعداد كشوف بأسماء الطلاب الذين سددوا مبلغ 100 جنيه مقابل خدمات استمارات الشهادات العامة، وفقا للمنشور رقم (7) لسنة 2025، واعتمادها من شيخ المعهد وتسليمها إلى مسؤول التحول الرقمي.

▪️ يتولى مسؤول شؤون الطلاب تسليم الطلاب بيانات الدخول ورابط الاستمارة الإلكترونية، مع توضيح خطوات التسجيل والطباعة وحفظ البيانات.

 

ثالثا : تسجيل الاستمارة الإلكترونية

يدخل الطالب أو ولي أمره إلى بوابة شؤون الطلاب من خلال الرابط التالي:

https://azhar.gov.eg/StudentsGate

ثم يلتزم بما يلي:

▪️ مراجعة البيانات الشخصية وتحديثها والتأكد من صحتها.

▪️ رفع صورة شخصية حديثة مقاس 4×6 بخلفية بيضاء، مع طباعة اسم الطالب والرقم القومي أسفل الصورة.

▪️ طباعة الاستمارة بعد التأكد من صحة البيانات، والتوقيع عليها وتسليمها إلى مسؤول شؤون الطلاب بالمعهد.

▪️ يحتفظ مسؤول شؤون الطلاب بالكشوف وبيانات الدخول للرجوع إليها عند الحاجة.

رابعا : مراجعة الاستمارات وتصحيح الأخطاء

▪️ يراجع مسؤول شؤون الطلاب بيانات الاستمارة الإلكترونية ويطابقها مع بيانات الطالب في ملفه بالمعهد، ويتأكد من أن الصورة المرفقة تخص الطالب نفسه.

▪️ تتم طباعة كشوف (2 ج) لكل نوع من الطلاب على حدة، ثم مراجعتها واعتمادها وختمها.

▪️ في حالة وجود خطأ في البيانات، يتولى مسؤول التحول الرقمي تصحيحه على البرنامج، ثم تُطبع استمارة جديدة صحيحة، وتُراجع وتُوقَّع من الطالب، وتُستكمل بقية إجراءات التقديم.

خامسا : الرسوم والمدفوعات والطوابع

▪️ سداد مبلغ 100 جنيه مقابل خدمات استمارات الشهادات العامة للطلاب المتقدمين للشهادتين الابتدائية والإعدادية، وفقا للتعليمات الواردة بالمنشور.

▪️ التأكد من صحة المدفوعات قبل تسليم الاستمارات إلى المنطقة الأزهرية، وإرفاق إيصال السداد بالاستمارة.

▪️ إلصاق الطوابع المقررة على كل استمارة، وهي:

- عدد 5 طوابع دمغة فئة 30 قرشا أو ما يعادلها.

- عدد 2 طابع تنمية موارد.

سادسا : الصور الشخصية والمستندات المطلوبة

▪️ إرفاق 4 صور شخصية حديثة مقاس 4×6 بخلفية بيضاء، وفقا للتعليمات الواردة بشأن الاستمارة.

▪️ طباعة اسم الطالب والرقم القومي أسفل الصور، والتأكد من مطابقتها للبيانات الرسمية.

▪️ مراجعة الاسم كاملا والرقم القومي من واقع شهادة الميلاد، والتأكد من صحة اللغة والجنسية، ومراجعة المذهب بالنسبة لطلاب الشهادة الإعدادية.

▪️ استكمال الأختام المطلوبة على الاستمارة والصور وفقا للتعليمات الرسمية، بما يشمل خاتم المعهد وخاتم المنطقة في المواضع المحددة.

 

سابعا : مسؤوليات شيخ المعهد ولجنة المراجعة

▪️ تشكيل لجنة من المدرسين والإداريين الأكفاء لمراجعة الاستمارات الإلكترونية وكشوف (2 ج) وشهادات الميلاد والمستندات المحفوظة بملفات الطلاب.

▪️ التأكد من صحة جميع البيانات ومطابقتها للمستندات الرسمية.

▪️ توقيع أعضاء اللجنة على الاستمارات والكشوف واعتمادها من شيخ المعهد.

▪️ إثبات أي كشط أو تصويب في البيانات والتوقيع عليه واعتماده وفقا للتعليمات، مع الاحتفاظ بالمستندات للرجوع إليها عند الحاجة.

▪️ التأكد من سداد الرسوم واستكمال الطوابع والأختام والتوقيعات قبل تسليم الاستمارات.

ثامنا : حصر أعداد الطلاب

▪️ إعداد إحصاء عددي بإجمالي أعداد الطلاب المتقدمين للامتحان.

▪️ مطابقة الإحصاء العددي للبيانات الواردة بكشوف (2 ج)، والتأكد من عدم وجود اختلاف في الأعداد.

 

تاسعا : الطلاب المتقدمون من الخارج

▪️ يتقدم الطالب الراغب في دخول امتحان الشهادة الابتدائية أو الإعدادية من الخارج بطلب إلكتروني.

▪️ يتم سداد الرسوم المقررة بعد موافقة المعهد والمنطقة الأزهرية.

▪️ تبدأ الموافقات من بداية العام الدراسي وتنتهي مع بداية امتحانات الدور الثاني، وتشمل الحالات المشار إليها في التعليمات من الطلاب المجندين والمسجونين.

 

عاشرا : مسؤوليات المنطقة الأزهرية

▪️ تتولى رئاسة المنطقة إبلاغ المعاهد التابعة بجميع التعليمات بصورة عاجلة، ومتابعة تنفيذها بدقة وعناية، مع مراعاة المصلحة العامة ومنع التلاعب.

▪️ تتولى إدارة الامتحانات بالمنطقة التنسيق مع الإدارات التعليمية والمعاهد بشأن آلية استلام الاستمارات.

▪️ تشكيل اللجان اللازمة لمراجعة الاستمارات والكشوف واعتمادها قبل تسليمها إلى الكنترولات.

 

تنبيهات مهمة للمعاهد والطلاب

1 - الالتزام بالمواعيد المحددة للتسجيل والتسليم.

2 - مراجعة البيانات بدقة قبل الطباعة لتجنب الأخطاء.

3 - عدم إغفال إيصال السداد والطوابع والصور والمستندات المطلوبة.

4 - التأكد من اكتمال التوقيعات والأختام والاعتمادات قبل التسليم.

5 - الالتزام بالتعليمات الرسمية الصادرة عن قطاع المعاهد الأزهرية، والرجوع إلى المنشور الأصلي عند مراجعة التفاصيل المالية والإدارية.