حددت منظومة متابعة النشاط الطلابي في المدارس إجراءات تبدأ بالتحقق من تكليف رائد النشاط عبر نظام «نور»، مرورًا بمراجعة الخطط واعتمادها والإشراف على تنفيذ البرامج والمسابقات، وصولًا إلى توثيق الأنشطة ورفع التقارير الشهرية ومتابعة مؤشرات الأداء، بما يضمن تنظيم العمل وتحديد المسؤوليات بين المدارس ومشرفي النشاط في الإدارات التعليمية.
وتشمل إجراءات المتابعة التحقق من تكليف رائد النشاط من خلال لقطة معلوماتية من نظام «نور»، تتضمن اسمه ومسمّاه الوظيفي وتاريخ التكليف، إضافة إلى خطاب التكليف بريادة النشاط الجزئي عند وجوده، باعتبار هذه الوثائق شواهد معتمدة لإثبات إسناد المهمة.

خطط برامج النشاط الطلابي

ويتولى مشرف النشاط في الإدارة التعليمية التحقق من إعداد خطط برامج ومسابقات النشاط الطلابي في المدارس، وفق دليل الخطط الدراسية في إصداره السادس، ومدى توافقها مع مستهدفات النشاط، قبل اعتمادها والبدء بتنفيذها.
وتتضمن متطلبات اعتماد الخطط تقديم نسخة إلكترونية بصيغة «PDF» من ملف الخطة الدراسية المعتمد، على أن تكون واضحة ومكتملة البيانات، وتشمل اسم المعلم واسم البرنامج ورقم الحصة وزمن التنفيذ، بما يتيح التحقق من استيفاء متطلبات التخطيط والتنظيم.
وبعد اعتماد الخطط، تتولى المدارس تنفيذ البرامج والمسابقات بمشاركة المعلمين ورواد النشاط، فيما يتولى رائد النشاط توثيق الأنشطة المنفذة من خلال بطاقات التنفيذ المخصصة، وإعداد ملف إلكتروني بصيغة «PDF» يتضمن بطاقات البرامج والمسابقات خلال الفترة الزمنية المحددة.

متابعة الأنشطة المنفذة

وتشمل إجراءات التوثيق إدخال بيانات البرامج المنفذة في سجل رائد النشاط الإلكتروني بصيغة «إكسل»، تمهيدًا لرفعها إلى الإدارة التعليمية من خلال نموذج التقرير الشهري المرسل عبر البريد الإلكتروني، بما يتيح متابعة الأنشطة المنفذة والرجوع إلى بياناتها.
وحددت المنظومة مسؤوليات مشرف النشاط في الإشراف على تنفيذ البرامج والمسابقات، ومتابعة تكليف رواد النشاط، والتحقق من توافق الخطط مع الدليل المعتمد، إلى جانب مراجعة التقارير ومتابعة تحقق مؤشرات الأنشطة الطلابية على مستوى الإدارة التعليمية. كما تشمل مهام المشرف متابعة الأداء والعمل على التحسين المستمر، وإعداد الخطط التطويرية استنادًا إلى نتائج المتابعة، فيما تتولى المدرسة مسؤولية التنفيذ المباشر للأنشطة وتوثيقها وإدخال بياناتها في السجلات الإلكترونية.

خطط معتمدة

وتعتمد إجراءات المتابعة على مجموعة من الشواهد تشمل بيانات التكليف في نظام «نور»، والخطط المعتمدة، وبطاقات تنفيذ البرامج والمسابقات، والسجل الإلكتروني، والتقارير الشهرية، بما يوفر مرجعًا موحدًا لمراجعة مراحل العمل والتحقق من اكتمال الإجراءات.
وتتيح هذه الآلية متابعة النشاط الطلابي في مختلف مراحله، بدءًا من إسناد المهام والتخطيط للبرامج، وحتى تنفيذها وتوثيق نتائجها، مع الاستفادة من البيانات ومؤشرات الأداء في تحديد جوانب التحسين وتوجيه الخطط التطويرية للمدارس.